未経験だからこそ辿り着いた、「普通じゃない総務」チームの挑戦

Waku Workチームの2018年のObjective（OKRの目標）は「社内コミュニケーションの活性化」と「人×テクノロジー＝ストレスフリー」。

このミッションに決めたのは、直近の社内コミュニケーションに危機感があったからだといいます。

UB Dayとは、従業員の交流を目的としたイベントで、家族の参加もOK。小さいお子さんのいるメンバーも増え、子どもたちにお父さん・お母さんが働いている職場を知ってほしいと考え、開催しています。

直近は夏祭り、オフィスで運動会、新米を食べる会、クリスマス会などを実施しました。

いわゆる「総務」の枠にとらわれず、柔軟かつ積極的に取り組むWaku Workチーム。そんな働き方になった理由はどこにあるのか尋ねたところ「総務とはこうあるべき、を知らないからですかね……」という答えが返ってきました。

星野「2人とも総務の経験がないから、総務経験者なら普通のことも、私たちは疑問に思うことが多くて。枠にとらわれない上司（コーポレート統括 執行役員の松井）のもとで働けたのも大きいですね。好きなこと・できることをどんどんやったらいいよと言われて、いろんなことにチャレンジさせてもらっています」

重松「いわゆる総務の仕事より、業務改善や新しいシステムを入れることで、みんなが働きやすい環境をつくるのが好きなんです。

そんなことを話していたときに、松井から『それが得意で好きなら、そっちに振り切ってみたら？』と言われて、チーム名も振り切っちゃいました（笑）」

2017年、ユーザベースのコーポレートチームは「OKR（Objectives and Key Results／目標設定・管理方法の1つ）を導入しました。

総務にもOKRを取り入れることになったものの、日々の業務は定量で測れることが少なく、1日の70～80%がルーティン。残り2割で何を実現したいかを、OKRで追求することにしました。

実現可能なことと、ワクワクすることのバランスは意識したと重松は語ります。

プロジェクト カリブの大きな成果が、代表電話を廃止して、IP電話を使って各チームに振り分けたこと。それまでは総務以外のコーポレートメンバーも含めて当番制で、朝・昼・夜・年末年始の電話番をしていました。当番制であることが、総務が休みを取りづらい要因にもなっていました。

 会社には代表電話があって当たり前──そう考えるのが、「普通の総務」かもしれません。彼女たちは総務職の経験がなかったからこそ、思い切った施策を思いつき、実行することができたのです。

日々笑顔でメンバーを支えてくれるWaku Workチームですが、数年前までは「苦しくて辛かった」と振り返ります。

いわゆるルーチンタスクが日々の業務の半分を占め、それに加えて会社の規程や権限一覧の整理などもありました。専門知識を必要とするものなので、勉強をしながら進めようにもインプットの時間すら取れず、なかなか楽しく進めるという状態ではなかったといいます。

OKRの導入とあわせて、専門性の高い業務は得意なメンバーに担当を変えたり、稟議フローを徹底的にシンプルに変えたりするなど、業務改善が進みました。その結果、メンバーがどうしたら楽しんでくれるか、気持ちよく働けるかに注力できるようになったといいます。
 
星野は以前から「総務」という名前にかたいイメージがあり、あまりしっくり来ていなかったそう。2018年上期の振り返りのタイミングで「結局私たちは何がしたいのか？」をディスカッションしたところ、全員が「もっとワクワク働きたい」という結果に。

そこで生まれたのが「Waku Workチーム」という名称です。

「名前を変えたことで、より吹っ切れた気がする」と2人は笑います。

今後、よりワクワク働くために2人が考えているものに1つに「リモート勤務可能な総務」があります。すでに当番制ではリモート勤務できるようになりましたが、システム導入などの整備を進め、より業務を改善していきたいと考えています。